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售后服務 技術支持 資料下載 解決方案
JUFENG無紙化會議系統解決方案

一、應用背景

隨著工作和會議方式的快速改變,政府部門企業發展需求的不斷增加,智能化會議已然成為未來的重要趨勢。傳統會議仍存在諸多“痛點”——會議繁多,每次會議前都要印刷大量的文件,繁重的無意義的重復性工作,消耗了大量的人力物力,會議落實,既造成了資源的浪費也影響了工作效率傳統的會議已經越來越不能適應一個現代化的會議溝通需求。如何高效地利用信息技術的不斷發展現有的辦公網絡和公共資源,實現會議信息化,是目前急待解決的一個問題。

借助多年的技術沉淀,致力于解決會議應用場景中的頑固痛點,推出了全新的交互式智能無紙化會議模式,智能無紙化會議系統解決了會議信息整合難、會議流程復雜和會議環節多的問題,從會前準備,會中管理,到會后歸檔全面了解會議執行流程。以液會議平板為中心,整合高清視頻、多屏交互、智能中控、音視頻采集和擴聲系統等,形成一個“以人為本”的智能化會議體驗,真正實現了現代化會議模式的智能無紙化。

二、應用場景   

 無紙化最大程度地在平板終端上集成會議簽到、會議記錄、演示跟隨、大屏投放、呼叫服務、投標表決、電子白板、資料共享、手寫批注、視頻點播、視頻直播、業務平臺對接等并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機交互界面,同時還實現了手機、筆記本電腦等移動終端與平板終端的協同工作、智能共享和交互控制于一體,幫助政府部門或企業解決會議的痛點,達到節約時間、節省成本、提高工作效率的目的。

三、系統設計方案

3.1設計思想

項目會議室承載著單位大小重要會議,因此本項目旨在建設一個良好的智能化的會議場所,組建多功能、多模式、多媒體的智能化會議室,實現無紙化會議會務,順應當今國際主流-綠色環保節能,達到降低會議成本、提高會議效率、保障會議信息安全、提升會議溝通的效果、提高會議質量的最終目標,同時也給與會人員帶來全新的會議體驗。

1節約浪費綠色環保

每次會議用紙量不在少數,加上油墨使用、打印機等機器折舊,且會議用紙因保密等因素,會后基本無法再利用,耗材使用、浪費嚴重。無紙化會議系統從源頭控制紙張、耗材的使用,真正實現綠色、節能、環保。

2保密問題不再困擾

文件清退、銷毀等環節難免,會議上下發的保密文件資料,在會議結束后沒有及時回收,使得紙質文件成為泄密的最大通道。無紙化會議系統讓文件的一鍵上傳、一鍵歸檔、權限可讀、下載,讓文件簡單化,安全性、保密性大大提升。

3會議資料無需打印、裝訂、分發、處理

每次會議往往需要大量人力用于材料的準備、打印、裝訂、分發、回收、銷毀,時間都浪費在繁瑣而又“不可或缺”的雜事上。投票更是要花費大把的時間用于選票的制作、發放、回收、統計,效率極其低下。無紙化會議系統解放了大量的人力,解決了人員效率低下的問題,能夠快速的完成會議材料的分發和回收,快速完成投票并統計出投票結果,將時間節省出來更多用于會議的保障,也確保了會議的品質。

3.2硬件設計原則

1)先進型原則

采用的系統結構應該是先進的、開放的體系結構,和系統使用當中的科學性。整個產品能體現當今會議技術的發展水平。

2)實用性原則

能夠最大限度的滿足實際工作的要求,把滿足用戶的業務管理作為第一要素進行考慮,采用集中管理控制的模式,在滿足功能需求的基礎上操作方便、維護簡單、管理簡便。

3)可擴充性、可維護性原則

要為系統以后的升級預留空間,系統維護是整個系統生命周期中所占比例最大的,要充分考慮結構設計的合理、規范對系統的維護可以在很短時間內完成。

4)經濟型原則

在保證系統先進、可靠和高性能價格比的前提下,通過優化設計達到最經濟性的目標。

 

3.3軟件設計原則

通過建設無紙化交互式多媒體會議系統,充分利用好信息技術的發展效果,采用先進的技術手段,達到提高會會議效率、降低會議人員的工作負擔、減少能源消耗、降低泄密風險的目標,體現在以下幾點:

1)保密性強

隨著國家信息化進程的不斷加快,信息安全問題也越來越突出,引起了社會各界的廣泛關注。在傳統的紙張會議文件的傳送中,由于每次會議的召開,需要會議主持人員將會議的議題和內容編輯好,在文件的打印、復印、裝訂等過程中,由于中間環節多,給保密會議帶來了很多不可預見的風險。我們的保密會議系統可以從根本上杜絕傳統方式帶來的各種隱患。

2)節能環保

在部隊、政府機關、科研機構,和各企事業單位,每年各種會議較多,會議材料用紙量較大,印制等各種費用較高,人力及時間消耗較多,不僅增加成本,而且也不適應信息化時代的發展。同時與建設一個高效,節能,環保的社會也不相稱。無紙化不僅能大大提高工作效率,對環保節能也具有深遠的意義。

3)最先進型

采用的系統結構是最先進的、開放的體系結構,和系統使用當中的科學性。

 

4)超實用性

能夠最大限度的滿足實際工作的要求,把滿足用戶的業務管理作為第一要素進行考慮,采用集中管理控制的模式。按照實際需要來設計相應的系統,在滿足功能要求和技術指標要求的基礎上盡量簡化設計,堅持實用化,充分滿足用戶的需要。

5)可擴充性

要為系統以后的升級預留空間,可根據客戶以后的升級使用,增加不同的功能模塊,可擴充性強。

6)可維護性 

系統維護是整個系統生命周期中所占比例最大的,要充分考慮結構設計的合理、規范對系統的維護可以在很短時間內完成。

7)最經濟型

在保證系統先進、可靠和高性能價格比的前提下,通過優化設計達到最經濟性的目標。

8)高可靠性

軟件系統規模越復雜,應用本身對系統運行的可靠性要求越來越高,其軟件系統的可靠性也直接關系到自身的聲譽和生存發展競爭能力。

9)抗攻擊性

外部的存儲數據在指定的區域,與操作系統相隔離,會議結束后,徹底清除會議文件,保密會議文件在系統中徹底粉碎,而且,每次系統重起后,系統都會恢復到最初的狀態?;诟邚姸鹊纳矸菡J證,確保了管理者、使用者的合法身份,封閉了管理端口和業務端口以外的所有端口,加強了產品的抗攻擊性;

10)易操作性

提供良好的操作界面,方便用戶操作,提高系統自動化管理能力,降低工作人員強度。

四、系統解決方案

采用最主流的無紙化會議模式,通過無線網絡進行會議信息共享和連接,與會者基于平板電腦開會,實現了會議全程電子化,全程不用紙和筆,綠色環保節能,高效簡潔大氣,引領低碳辦公新風氣。

基于通用型平板設備的無紙化會議,一鍵部署,配置靈活,簡單易用,安全可靠,無需繁雜的布線,繁瑣的設備調試,越來越多的部門單位,企業認識到這種會議模式的靈活與高效,深受政府機關、大型企業的熱愛。

4.1無紙化客戶端軟件平臺

為所有與會人員提供系統功能:會議資料、會議簽到、會議記錄、投票表決、視頻點播、呼叫服務、電子白板、秘書管理、自由桌面。

1)簽到進入:

通過點擊【簽到進入】按鈕登陸PC客戶端,將顯示所屬會議的相關信息。

2)會議信息:

該功能為參會人員提供了查看會議議題,及當前參會人員,議題介紹信息,會議文稿,投票列表,投票名稱,投票狀態,投票類型。

3)議程文稿:

會議文稿界面是最簡潔的界面,方便參會人員查看文檔信息,左側有畫筆批注等等功能,右側有一目了然的功能按鍵,強制同屏和發起同屏。

5)一鍵同屏:

發起者退出當前同屏對象的操作界面,可通過“演示跟隨”再次回到同屏界面。

6)批注查看:

該功能顯示當前會議人員對會議文檔所做批注,點擊“閱讀” 按鈕可再次編輯。

7)人員簽到:

該功能為參會人員提供了查看全體參會人員基本信息的功能,具體展現參會人員的座位號、姓名、公司名稱、職位和簽到時間。右側為本次會議人員簽到統計圖可投放大屏。

8)會議記錄:

參會人員可通過會議記錄功能編寫自己所需要記錄的文字內容,并可編輯、修改、刪除、保存和導出。左側為當前會議人員會議列表,右側有手寫、鍵盤兩種模式。

9)投票表決:

投票功能為表決和選舉進行投票的功能。首先需要會議主持人進行發起投票,然后參會人員可以選擇投票選項,點擊【實名】、【匿名】、【棄權】按鈕進行操作。

10)呼叫服務:

后臺提供了必備的茶、水、筆、紙等常用服務等呼叫,支持自定義呼叫內容和呼叫服務人員。左側顯示為服務記錄以及服務當前處理狀態。

11)視頻點播:

可本地播放會議視頻資料,并可通過“同屏播放”按鈕,通知其用戶共同播放該視頻,不需要增加解碼器和流媒體服務器,播放不卡機,不停頓,畫面流暢清晰。

12)資料導出:

該功能提供參會人員可以選擇導出本次會議過程中個人所做會議批注和記錄。

13)電子白板:

提供多人白板互動,參會人員可以發起白板同步邀請,可將畫板動作同步到其他參與畫板同步的客戶端,支持多人同步以及控制個人和他人畫板筆跡顯示隱藏。

14)大屏投放:

支持接收windows客戶端或者android客戶端投放內容;支持會議簽到、投票表決等統計結果的發布;支持視頻直播、電子白板等內容進行投放。

15)會議標語:

支持會議室設置歡迎標語,提升會議新形象,會議標語時時更改,字體大小調節,字體顏色改變,背景圖案更換等等人性化功能。 

4.2無紙化管理軟件平臺

1)系統管理員登錄

系統管理員可遠程登錄,不同管理員相互在登陸名一欄內輸入用戶名,在密碼一欄內輸入之前在系統導航中設置的密碼 ,然后單擊登陸按鈕進入系統主界面。

2)系統參數配置 

參數分兩類,一是運行參數,二是軟件參數,每一個參數在系統中都起到一定的作用,不能設置錯誤更不可不設,單位名稱及單位LOGO都可以重新設置。

3)創建會議添加:

進入創建會議后就是添加界面,填入會議主題,選中會議的開始和結束時間然后選擇會議室、會議模式和會議狀態,最后點擊【保存】按鈕。

4)會議管理修改:

選中需要修改的會議,點擊【修改】按鈕進入修改界面,修改界面共有會議議題、將信息修改之后點擊【保存】按鈕。

5)會議人員選擇人員

會議人員:點擊【會議人員】按鈕進入會議人員界面,為參會人員分配角色,為人員分配座號,添加會議人員,刪除會議人員等操作;然后點擊人員列表下萬的【提交】按鈕。

6)人員管理編輯參會人員:

選中需要修改的數據,點擊【編輯】按鈕進入人員信息修改界面,將需要修改的數據寫入之后點擊 【保存】 按鈕。

7)會議角色修改:

選中需要修改的數據,點擊【修改】按鈕進入修改界面,修改完成點擊【保存】按鈕。

8)座號分配:

點擊列表上方的【座號分配】按鈕進入界面,將“參會人員”拖到中間“座位分配”區域內,完成之后點擊【提交保存】按鈕;需要重新安排座次,點擊【全部重置】按鈕操作。

9)會議文檔:

點擊【上傳】按鈕,在彈出的對話框內點擊【瀏覽】按鈕,選擇需要上傳的文件,然后點擊【上傳】按鈕。

10)會議投票新增選舉:

進入“會議投票”界面點擊【新增選舉】按鈕,進入新增選舉界面,其中序號為大于0的整數,投票子項是為選舉添加選項,投票時間單位為分鐘,最后點擊【保存】按鈕。

4.3無紙化硬件組成

1)無紙化會議系統服務器

設備主要參數:

安裝:19”標準機柜4U高度或桌面放置。

屏幕:8.9"。

處理器:Intel Xeon E3 3.3GHz 四核八線程。

系統:Linux。

內存:8G DDR3。

硬盤:1TB SATA。

顯卡:2G獨立顯卡。

聲卡:集成Realtek ALC887 8聲道音效芯片。

分辨率:1024*600。

亮度:250cd/m2。

屏幕比例:17:10。

2)無紙化終端主機

設備主要參數:

CPU: Intel I5。

內存:4GB DDR3 RAM。

硬盤容量:128GB 固態硬盤。

網卡:千兆網絡接口。

操作系統:Windows10。

3)無紙化升降觸摸顯示終端

觸控無紙化智能升降器采用高清觸摸寬屏設計,完全符合會議現場人體坐姿舒適可視效果,高度嚴格按不遮擋視線角度設計,采用無縫、無背板連接,彰顯產品高端大氣;無紙化會議終端,完美實現交互式無紙化強大的會議功能。

設備主要參數:

顯示屏尺寸:15.6英寸

顯示比例:16:9

物理分辨率:1920×1080

顯示屏視角:IPS全視角

觸摸屏類型:電容屏,10點觸控

接口:1×HDMI、1×USB2.0

工作環境:環境溫度:5℃~40℃;相對濕度:≧75%

工作功耗:AC~220V/50Hz/30W

顏色:銀色或銀色

五、系統安裝調試與培訓及售后

5.1系統安裝調試

設備調試由本公司技術人員進行程序編寫和調試。

1. 貨物到達后,在本公司和買方人員監督下,由買方人員清點貨物,并檢查貨物的外觀。

2. 設備調試所需的工具、儀表由本公司提供。

3. 本公司工程師在現場安裝其設備時,保證遵守甲方的規定以及有關的保密制度。線材及配件等均為預估,待工程結束后按實結算。

5.2系統培訓與售后服務

司一貫非常重視為客戶提供優質的售后服務以支持我們客戶的成功。本公司愿為整套系統提供高質量的維護服務,特作如下承諾:

1.系統設備的操作及日常維護工作,將由客戶的技術人員負責,本公司技術部將提供相應的培訓及指導。

2.公司有儲存充足的零配件,能保證客戶不會因為缺乏零件而耽誤系統運行。特殊情況,可提供相近型號設備進行暫時替補使用。


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